L'utilisateur est seul responsable des données qu'il saisit ou dépose dans l'application, ainsi que de leur conformité à la réglementation, notamment au Règlement général sur la protection des données (RGPD).
L'utilisateur est responsable de l'anonymisation des données confiées à l'application. Il s'engage à ne saisir ni déposer aucune donnée permettant d'identifier, directement ou indirectement, un élève, un parent, un membre du personnel ou toute autre personne. Sont notamment interdits :
- les noms, prénoms, initiales, dates de naissance, adresses, photographies ;
- les informations relatives à la santé, au handicap, à la situation sociale ou familiale d'une personne identifiable ;
- les verbatims d'entretiens ou de questionnaires permettant de reconnaître leur auteur.
Une donnée est considérée comme identifiante dès lors qu'elle permet de reconnaître une personne par recoupement, par exemple dans une petite école ou une petite classe. Dans ce cas, l'utilisateur regroupe les données (par cycle, par école, par année) ou les supprime.
Les documents déposés (pièces jointes) doivent être anonymisés avant leur dépôt.